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 国家图书馆立法决策服务档案编研初探
            谢岩岩等 点击量:776
国家图书馆立法决策服务部
【摘要】
国家图书馆立法决策服务档案记录着不同时期工作的开展情况,开展档案编研对于了解和研究国家图书馆立法决策服务历史,推动服务发展具有重要意义。通过梳理国家图书馆立法决策服务档案编研的过程、特点、内容及形式,深化了对国家图书馆立法决策服务史的认知,同时加深了对图书馆服务事业的历史归属感和继承感,对图书馆特色服务史的研究有促进作用。
【关键字】
国家图书馆; 特色档案; 档案编研; 立法决策
    

  新中国成立以来,国家图书馆一直履行着为中央和国家机关立法与决策提供文献信息服务的职责,多次承担并圆满完成了党和国家领导人、中央和国家机关的立法决策咨询任务,成为国家图书馆一项特色鲜明的服务。伴随着服务的蓬勃发展,国家图书馆积累丰富的服务档案,这些档案记录着不同时期立法决策服务工作的开展情况,是国家图书馆特色服务档案的重要组成部分。但这些档案以不同实存形态、零散保存于国家图书馆的不同机构和个人手里,缺乏全面性和系统性的编研整理。基于上述认识,国家图书馆着手对存藏的既往历史档案进行全面摸底、调研、征集和整理,并有针对性地开展专题索引的编制,以推动国家图书馆立法决策服务工作的开展。

  一、编研意义

  国家图书馆立法决策服务档案是国家图书馆立法决策服务工作的原始记录,是最真实可靠的信息,而利用这些档案资料分门别类、综合加工而成的系统性资料即是编研成果。因此,国家图书馆立法决策服务档案编研工作对于了解和研究国家图书馆立法决策服务的意义重大。

  第一,特定社会环境下图书馆具体工作的演进发展构成了图书馆整体事业阔步前行的基石[1]。全面、系统的档案编研工作,是对国家图书馆立法决策服务进行历史研究的重要途径,对于重现立法决策服务发展历史、丰富重要事件的细节具有重要意义,有助于发现立法决策服务的发展规律,梳理业务脉络,清晰地展现服务变迁过程。

  第二,国家图书馆立法决策服务档案数量繁多、内容丰富,而新资料的发现和利用的过程,就是图书馆史研究深化的过程[2],有助于把握服务要素和精髓,推进国家图书馆立法决策服务工作的深入开展,并为我国公共图书馆界面向各级党委、人大政协及政府开展立法与决策服务提供经验借鉴,使图书馆在我国立法的民主化和科学化进程中发挥更重要的作用。

  第三,图书馆的历史实质上是图书馆人的历史[3]对国家图书馆立法决策服务档案编研的过程,也是寻求国家图书馆人职业认同、价值认同的心灵之旅,可以培养馆员爱岗敬业的情操,并藉此拓宽青年馆员的知识视野。

  二、编研过程

  档案资料的范围和数量紧密相关。因此,编研工作首先对国家图书馆立法决策服务的历史资料进行了穷尽式、全面的征集和整理,接着借助现代信息技术,将不同实存形态的档案进行数字化转化及录入工作,然后根据档案资料的内容进行分类和编目,最后在档案汇编和档案目录汇编的基础上开展档案研究。

  (一) 征集筛选

  立法决策服务历史档案征集和筛选工作首先需要明确两个问题,一是确定档案整理所涉的历史时期,二是界定档案整理的收录范围。

  1. 档案收录时间界定

  《中华人民共和国档案法》中“档 案”的定义为: 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[4]2。从这个阐述中可以看出,“档案”的本质特征即是其“直接形成”“历史记录”和“保存价值”。因此,国家图书馆开展立法决策服务以来形成的有价值的原始工作资料皆应收集在内。基于此,国家图书馆立法决策服务档案收录时间定为起于 1949 年中华人民共和国成立,止于 2016 年 12 月 31 日。但是,国家图书馆的发展是我国社会、政治、经济特别是文化发展的组成部分,受到历史发展过程的影响,历次政治运动对中国文化发展所产生的负面影响也表现在对作为国家图书馆发展历史记录的我馆立法决策服务工作相关史料完整保存的影响。加之国家图书馆内部机构调整和变迁,也导致一些相关档案资料保存不完整、缺乏延续性等,档案实际收录的最早时间为 1960 年,并有 1968 年、1969年、1971 年等年代档案的缺失。

  2. 档案收录范围界定

  档案实存形态是指档案的具体存在形式。国家图书馆立法决策服务经过多年的工作积累,保存了丰富的文书资料,此外还有录音、照片、视频乃至印章、奖状、胸牌等非文书类的信息记录物。凡是对历史事物其有清晰、明确的原始记录作的东西均是档案的实存形态,均可成为档案[5]。这些不同实存形态的档案,均具有原始记录价值。为此,国家图书馆立法决策服务工作史档案收录范围界定为,国家图书馆立法决策服务工作在不同时期发展过程中,直接形成的、对国家图书馆和参考工作管理与服务机构具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  3. 档案征集来源

  根据收录时间和收录范围,对 1949 年以来的国家图书馆立法决策服务工作相关的各类历史资料进行了征集挑选。按照资料来源划分,包括与国家图书馆所藏立法决策服务工作相关资料、部处所藏档案资料、公开发表研究资料和对国家图书馆立法决策服务工作的建立及发展做出过重大贡献、有重大社会影响的人物资料,包括这些人物自身的手稿、学术成果、往来信札,以及他人对这些人物研究的成果资料等。

  4. 档案资料筛选

  征集而来的档案原件状态纷繁复杂,情况多种多样,主要有以下几种情况: 一是部分档案纸张发黄、老化、破损,不堪多次翻检; 二是相当一部分档案资料是手写而成,字迹模糊难以辨认; 三是部分档案资料内容没有标题揭示,不利于日后利用研究; 四是不同档案资料内容交叉、类别归属模糊甚或多次重复; 五是部分档案包含个人收入、名誉等隐私内容。档案编研过程中从初期对档案调研摸底到对各种类型档案情况具体分析,以尽可能保存档案原貌为原则,以有助于研究者方便使用为目标,逐渐明晰并确定了包括档案登记、档案数字化扫描、档案公开与不易公开等筛选标准,并将筛选后的档案资料进行数字化加工。数字化加工后,能较快地实现档案资料的原版数字图像阅览,使档案原件退出利用,有利于档案的保护,以及档案的后续分类和编排。

  (二) 分类和编排

  对档案进行分类和编排等整理工作,是认识和了解档案的基础。通过整理改变档案零散、杂乱的自然状态,赋予其有序性和系统性,有利于提高管理质量和查阅效率,及时、准确、全面地为档案用户提供所需的档案信息材料,进一步挖掘档案中蕴藏的价值信息。

  1.分类和编排原则

  为充分发挥每一份档案文件的价值,编研过程中在分类和编排档案文件时尽量做到不重不漏,保持文件的整体性,加强档案分类的准确性与科学性,以提高档案文件利用的便利性。

  第一,整体性。在同一社会实践活动中形成的全部档案文件之间存在着紧密的联系,是不可分割性。因此,对于同一主题内容,虽然时间跨年但又连续完整的档案,为方便使用,档案编排时统一另立专类保存,不再按照时间维度进行拆分归档。如备存于 2010 年“2010 年立法决策服务部 - 2010 年国家图书馆部委分馆”类目下的“20101228 - 历年部委分馆协议书( 历年汇总) ”是国家图书馆截止到 2010年所建立部委分馆的所有合作协议记录。第二,准确性。档案分类和编排最终是为了档案能得到良好的利用,因此在整理分类的过程中应充分考虑档案在保存、管理时的准确性和科学性。根据国家图书馆立法决策服务工作的发展现状,以国家图书馆 1998 年全面改革为分界点,信息技术应用愈加普及广泛,电子档案数量逐渐丰富,内容保存更加完备。因此,实际编研过程中采取数字化加工文件与电子档案结合的管理和保存行式,调整 1998年之后档案的分类编排方法,丰富完善档案的全面性,提高档案的有效利用率。

  2.对档案标题的拟制

  标题是每份档案文件的名称,便于阅读者在阅读文件之前就事先对文件内容、性质与作用及行文目的有个大概了解,方便随时查找文件[6]219,241。因此,拟定文件标题是档案汇编内文件分类排列和编制汇编目录的基础。编研中,遵循保持档案文件原始记录性的基本属性要求,对档案原标题的处理有如下三种情况: 一是使用原文件标题,二是对原文件标题稍加改动,三是给无标题文件拟制标题[7]。编者一般不会对档案文件的题目进行较大的改动,有特殊情况出现时,如原文件标题有错别字校勘,才会改变补充原标题。

  3.按档案形成的时间升序编排

  将档案按照一定的体例编排,是对选定的众多档案,固定各篇档案位置,使它们成为系统化的有机联系的整体[5]。一般而言,按档案形成时间顺序排列档案是最基本的排列档案方式,所以国家图书馆立法决策服务档案编研工作最后会按照档案形成时间对其进行升序排列。

  三、编研成果

  (一) 档案概况

  历时 3 年,国家图书馆立法决策服务档案编研工作从初期对档案征集、调研、筛选到对各种类型档案情况具体分析,逐渐明晰确定了档案整理的编排务工作档案的系统梳理、分类、数字化、保存,最终形成相关类别的资料索引和汇编,共整理编排国家图书馆立法决策服务工作档案 8 997 件,其中 1960 至1997 年档案数量为 1 550 件,1998 至 2016 年档案数量为 7 447 件。

  (二) 档案特点

  1. 档案数量逐年增多

  从图 1 可以看出,档案数量呈现出随着时间的增加而增多的趋势,主要有以下原因: 一是随着立法决策服务工作的开展,管理层面对档案重要性的认识增强,档案收集、保存和管理工作逐渐常态化; 二是现代信息技术的发展为电子文档的催生、保存、管理提供了极大便利,电子档案数量逐渐增多。

  2. 档案体系比较完整

  国家图书馆立法决策服务档案编研按照不同分类整理编排档案文件及目录,加强了档案文件之间的联系,可以呈现不同历史时期立法决策服务工作开展的状态,比如规章制度文件 257 件、总结规划类文件 453 件、“两会”服务工作类文件 518 件,可以直观了解立法决策服务不同时期开展时的规范要求、规划部署,以及专项服务工作的发展脉络,充分体现了档案资料的系统性和体系性。

  3. 方便利用

  国家图书馆立法决策服务档案编研工作编排的档案文件皆采用扫描加工后的电子文件方式进行保存、标引、管理,减少了翻检纸质资料的繁重,不仅利于原始档案资料的保存,也便于使用者以检索、聚类等方式准确定位档案文件,查阅档案内容,开展档案

  四、总结

  国家图书馆立法决策服务档案编研的过程是一了历史归属感和继承感。

  第一,国家图书馆立法决策服务工作的发展与国家的发展息息相关。从另外一个角度看,国家的发展和社会的需要,是国家图书馆立法决策服务工作发展的第一推动力。如 1963 年 12 月,为配合中苏论战,为中办提供《中苏关系论文选目( 西文) 》;为支持 1990 年北京亚运会举办,为亚运会组委会查找各界奥运会、亚运会举办国、城市的环境布置及城市气氛烘托的形象资料,提供图片 500 余幅,文字 40多万,以及近年来编辑整理的《文献为证钓鱼岛图籍录》( 2015) 和《南海诸岛图籍录》( 2016) 等,都可以在档案中看到详实记录。

  第二,通过数量繁多的档案整理,可以基本勾勒出国家图书馆立法决策服务工作发展的历史图景。如《1961 年涉外咨询统计》( 1961) 、《阅览参考部有关举办庆祝长征胜利四十周年小型展览的简报》( 1975) 、《北京图书馆咨询条例》( 1984) 、中南海网站 ( 2003 ) 和国家图书馆立法决策服务平台( 2008) 等系列档案,成为我们了解国家图书馆立法决策服务工作机构设置、管理机制、业务制度、重要业务项目,以及伴随着信息网络技术的快速发展,新技术对工作发展影响的重要视点。

  第三,作为国家图书馆历史重要组成部分,立法决策服务档案的编研在一定程度上丰富和完善了国家图书馆专门业务档案的收藏,有些档案还具有补白性的意义。如有关我国著名参考咨询专家戚志芬先生的档案,整理出《戚志芬日志》( 1963―1994) 、《发挥馆藏图书资料潜力,为社会科学研究工作服务》( 1963) 、《岛国图书传友情》( 1983) 、《〈图书馆的参考工作〉一书编纂计划》( 附: 田大畏批示,1983) 、《馆领导为戚志芬同志在馆工作 40 年写的感谢信》( 1986) 、《戚志芬 1986年上半年工作总结》( 1986) 等多篇档案,这些系列档案,为深入研究戚志芬先生有关参考工作理论和咨询实践提供了重要的史料支撑。再如《一九九一年十月二十四日全国人大副委员长王汉斌同志约见任继愈馆长谈话纪要》,详实记录了全国人大原副委员长王汉斌同志约见任继愈馆长具体商谈北京图书馆如何为全国人大立法工作提供服务事宜,以及参考研究部藉此拟议成立“政策法规文献室”上报时任馆领导的请示和馆领导的相关批示。

  第四,国家图书馆立法决策服务档案编研工作还围绕立法决策服务工作发展过程中所发生的重大影响事件、重点工作以及重要服务对象开展专题整理和利用。对这些具体工作的分类研究,有助于我们梳理立法决策服务发展的脉络框架、把握服务要素和精髓,推进国家图书馆立法决策服务工作的深入开展。比如梳理与全国人大信息中心的合作内容可以发现,自 1998 年国家图书馆首次开展“两会”服务后即与全国人大信息中心逐渐达成合作关系,2003 年 7 月签订了《为全国人大常委会提供文献信息服务备忘录》,双方的信息服务合作延续至今。以服务协议、合作备忘录等形式确立与用户的正式服务关系,约束双方的责任与义务,保障了合作关系的长效运行,这样的服务模式在很大程度上增加了服务的数量、深度和难度,但它使国家图书馆为中央和国家机关的服务在一定程度上被合作单位纳入了其文献信息服务保障体系当中,从而使国家图书馆的服务地位和作用得到巩固和加强。

  第五,通过对国家图书馆立法决策服务档案的编研,档案使用者可以更好的了解新中国成立以来,国家图书馆开展立法决策服务所取得的成绩、揭示更多国家发展历程中国图人背后的默默付出,如二十世纪五十年代,为配合国家经济建设,刘汝霖独自主动开展的“文献报矿”工作; 1976 年为兴建毛主席纪念堂,戚志芬、彭竹等参考馆员不畏辛苦,翻阅数百种书刊提供给有关部门参阅。回顾重温这些典型服务案例,老一辈馆员文献研究与服务工作并重的工作方法,强烈的事业心和责任感,积极主动的服务意识,为青年馆员树立了积极榜样。这对于培养馆员爱岗敬业的工作情操,拓宽馆员的知识视野,为营造积极的工作和文化氛围奠定了良好基础。原载《河南科技学院学报》2019 年 3 月

【参考文献】
[1]郑爽.《河南科技学院学报》“图书馆史研究”专栏述评:基于中国近代以来图书馆史研究的考察[J].山东图书馆学刊,2017( 6)
[2]苏全有. 中国图书馆史研究如何走向深入[J].河南科技学院学报,2018,38( 7)
[3]程焕文. 图书馆人与图书馆精神[J.中国图书馆学报,1992( 2)
[4]中华人民共和国档案法[M]. 北京: 法律出版社,2016.
[5]冯惠玲,张辑哲. 档案学概论[M.北京: 中国人民大学出版社,2006
[6]潘玉民. 档案编纂学[M].沈阳: 辽宁大学出版社,1997
[7]姚迪. 建国后明清档案编纂研究[D.沈阳: 辽宁大学
        
        
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