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 试谈声像档案的特点及作用
            许光丽 2005.2. 点击量:9129
济南铁路法院
    
 
 
    随着社会的发展以及科学技术的进步,人类不仅可以将自然现象和历史事件,通过文字表达,而且可以通过各种声像记录手段,客观地、形象地反映各种领域的活动,产生了与纸质文字档案并行、载体形式特殊的声像档案。这些档案已成为国家档案的重要组成部分。
    声像档案是随着现代声像技术的发展逐步发展起来的档案种类。作为一种新的档案种类,在信息时代已越来越多,作用越来越重要。研究声像档案的有关问题,利用科学方法管理声像档案,已是当前档案工作中一项十分迫切的任务。
    声像档案由于采用了声音、形象为记录传递方式,彻底改变了传统档案单纯依靠文字,缺乏直观性、形象性、纪实性等缺点,使人们能够通过多种渠道、多种方式传递信息、直观地记录事物的原貌,是文字记录的补充,极大地丰富了档案信息的载体,拓宽了档案工作的内涵。声像档案的种类较多,常见的主要有录音、录象、照片和影视片。
    一、声像档案的特点
    声像记录无需在纸上传播信息,而是在现代技术产生的新载体材料上传播信息。声像档案具有如下特点。
    (一)意结合,形象逼真
    一般的文字档案不如声像档案那样给人以活灵活现的感觉。有些事件或活动,通过文
    字甚至是连篇累牍的文字也很难表达清楚,然而通过反映事物变化的照片、录音、录像等,就会很快解决问题。声像记录和文字说明是形意结合的整体,它们互相依存、互相印证、互相补充。声像档案是法院活动的声像记录,它可以使利用者有"身临其境"的感觉。声像档案是以画面的可视形象,生动地展现在人们面前,而且配有音乐、语言、便于利用者理解和接受。声像档案的形象性与直接感受性超过其他类型的档案。
    (二)时间感、空间感强烈
    一般载体的档案,作为相互交替信息的工具,在时间与空间上是有限的。而声像档案
    由于依赖于先进的科学技术和快速的传送手段,它的时间感与空间感比一般档案强烈,甚至进行超越时空的远距离传送,这是一般档案所望尘莫及的。声像档案可以把一瞬间即逝的"容貌"记录下来并予以再现,可以把人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。
    (三)易复制,原件与复制件难区分
    声像记录品容易复制,而且难以区分原件与复制件。一般的纸质档案、原稿与复印稿
    是很容易区分的,而要区分原版磁带与制作精良的磁带复制件、区分原版底片与制作精细的翻版底片,那是十分困难的。同时,纸质档案的文字记录与文字载体之间的关系是难以分割的。而记录在声像档案载体上的信息,可转录到感光胶片、磁带和光盘上。而且作为声像档案载体的磁带可用来多次记录,使它成为各种相互依存技术的产物。随着科学技术的不断发展,照片、磁带、磁盘、光盘等所记录的信息比纸质档案更易复制。因此,对声像档案的原件和复制件要认真区分,以便于保管和利用。
    二、照片档案
    (一)与其他载体的档案相比,照片档案有其明显的特点:
    1、形象性
    照片档案与其他档案形成的最大区别在于它是通过平面、静态的形象来记录和反映客观事物,使利用者更容易理解和接受所需要的信息。
    2、瞬间性
    照相机的镜头能在极短的时间内记录事物,所以照片档案也就能将一瞬间的场景、事件、人物或表情客观、真实地保存下来,这种特点能使照片档案为客观事件的凭证和依据等方面具有独特的优势。
    3、纪实性
    照片档案的纪实性来自于摄影对事物的客观记录能力。整个拍摄过程实际上是对客观事物直接再现的过程,受主观因素影响较小,同时由于照相机镜头有极高的分辨率,能准确地捕捉住现场的每一个细节,可以留下事件发生时最真实的原始面貌。
    (二)照片档案的收集
    1、力求照片档案的齐全完整。照片档案既要保证数量上的齐全、又要保证质量上的完整,就要加强对照片档案的归档意识,增强责任感。
    2、归档照片应有底片、照片和文字说明三部分组成。尤其照片的影像要清晰,无损伤。
    3、照片文字说明的编写是照片档案不可缺少的一部分。如果没有文字说明,许多照片与相关的事件、人物都无法分辨,更无法判断其价值。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。
    4、档案工作人员要按时接收本单位摄影人员归档的上年度照片档案,归档时间一般按照文书档案归档的时间(每年的五月底)。接收时,要认真检查照片整理是否规范,底片、照片和文字说明是否齐全完整。
    (三)照片档案的管理
    照片档案,一般包括底片、照片和说明三部分。底片、照片和说明应同时整理和存放。整理时,要以有利于保持照片档案的有机联系,便于保管和利用为原则。
    1、建立照片归档制度,对归档时间、范围、方法以及质量要求,应做出专门规定,并把照片归档工作制度化,作为档案接收工作不可缺少的组成部分。特别在注意其他门类归档的同时,不能忽视照片档案。
    2、明确照片档案的归档范围。应以反映本单位工作活动为主,并且应具有一定的参考利用价值。
    3、采取措施,及时归档。按照《照片档案管理规范》的有关规定,确保档案部门掌握照片档案的产生和收集。
    4、照片档案的底片保管温度为13℃~15℃,相对湿度为35%~45%;照片的保管温度为14℃~24℃,相对湿度为40%~60%。库房昼夜温度变化不应大于±3℃,湿度不能大于±5%。
    三、录音录像档案
    录音录像档案,是一种特殊的材料,即用专门的器械和材料,采用录音、录像的方法,记录声音和图像的一种特殊载体的档案。
    (一)录音录像档案的种类与特点
    录音录像档案包括磁记录中的录音磁带、录像磁带、计算机磁盘等。
    磁记录档案的主要特点有以下几方面:
    1、贮存频率范围宽
    磁记录载体可以记录几兆赫频率的信号,而且失真度小,使磁记录的运用范围广,能够保存声音、图象等信息资料。
    2、可直接再现
    磁记录载体可以通过磁重放设备进行播放,不像照片要经过冲洗、放大(或印相)后才能获得。
    3、载体可重复使用
    磁记录载体经消磁后可以反复使用,这一特点与其他载体是无法相比的,这也是磁记录技术得以广泛应用的重要原因。
    (二)录音录像归档与收集
    1、本单位产生录音、录像档案的部门,经过编辑加工整理后,由工作人员注明资料来源、资料内容、录音、录像地点、录制日期,经有关领导审定后,方能归档。
    2、对接收录音、录像档案要进行验收,是否是母带。母带指的是最初录制的录音、录像带。母带的真实性要强于以后复制的磁带,失真度也较小,所以档案部门一般应该保存录音、录像的母带。
    3、声像档案要想长久地保存和利用,载体价值是关键,因此在收集中一定要保证声像档案载体符合有关的质量标准,才能够达到长久保存的要求。
    4、相关的文字说明是否齐全完整。与照片档案一样,录音、录像档案也需要一定的文字说明,否则不仅会给档案管理工作带来很多麻烦,而且会影响档案利用工作的顺利开展。
    (三)录音、录像档案的管理
    1、档案馆(室)对接收的录音、录像等磁带,应按照收到的先后顺序登记入册,分类入库。登记包括如下内容:编号、归档日期、录制时间、内容、责任者、录制单位、录制地点、技术状况、数量、备注等。
    2、有些具有长久保存价值的录音、录像档案,在保管一段时间后,要进行复查。有些具有重要内容的,为了长久保存,可以复制;有些已失去继续保存价值的,经领导审查批准,可以消磁。
    3、磁带上保存的信息是有限的,为了使磁带上的信息长期保存,必须定期检查,进行定期转录或转绕,避免释放内部压力。一旦发现问题,可以及时重新复制。
    4、磁带受潮后容、易变形,所以要防潮,不要太干燥;温度过高,容易使磁带变脆。实践证明,对于磁带来说,库内温度保持在15℃~25℃,相对湿度保持在45%~60%为易。因此,库房内应有空调设备和温湿度的测量仪器,以便随时记录数据,随时调整气温和湿度,及时改善库房的环境与条件。
    四、声像档案的作用
    声像档案以直观、真实、全面、动态的记载了历史的发展过程,在宣传教育方面不仅形象生动,更加方面,交流效果大大超过文字,其效果明显,具有极强的说服力和感染力,作用越来越大,用途越来越广泛。
    (一)利用声像档案的特点,力大开展普法教育,为宣传法律法规服务,更好地发挥其作用,这是摆在档案工作者面前的一项重要任务。
    (二)紧紧围绕各个时期的工作重点,结合实际,利用图片资料制成法制宣传栏,图文并茂,生动直观,深入浅出,简单易懂,起到很好的宣传教育作用。
    (三)利用照片档案,制成画册,围绕某一个主题将各个不同时期、不同来源的照片档案集中在一起,全面介绍法院总体工作、队伍建设、行政管理等其它工作,扩大法院的知名度和透明度。
    (四)利用声像档案进行法制新闻宣传。利用录音、录像编辑新闻专题片,反映法院工作和重大案例的报道,宣传法制,教育群众,震慑犯罪。
    声像档案是档案工作的活力所在,只有把馆(室)藏的声像信息开发出来,发挥它的
    应有作用,它的潜在价值才能变为现实的利用价值,才能保证档案工作全面地持续发展,有效地长久地为党政、司法公正以及社会需求服务。
    
    
    二00四年七月
 
 
        
        
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