本站首页 关于我们 法律图书馆与法律信息研究会 法律信息研究 中外法律图书馆 法学文献与检索 政府信息公开 法律图书馆导航 法律法学网导航
中外政府出版物
政府信息公开研究
政府信息传播与利用
  当前位置:首页 > 政府信息公开 > 法律图书馆业务
法律图书馆业务
暂无下载资料

 谈档案库房的组织与管理
            许光丽 2005.3. 点击量:7011
济南铁路法院档案室
    
 
 
 
    档案库房的科学组织与管理是指档案在经过分类、编定档号、盒号之后,还必须上橱、架,合理地安排加以存放,并采取各种有效措施,固定每份档案在档案馆(室)内的具体位置,始终保持档案存放的有序性。它既是档案实体控制的最后一道环节,也是对档案实体分类和编号是否科学合理的检验,对维护档案整理成果,延长档案寿命,保证档案安全,有效地提供信息服务,起着承前启后的重要作用。
    库房的组织与管理具体包括:档案的组织、档案的上架排列、编制档案存放位置索引,建立档案全宗卷诸内容。
    一、档案库房的组织
    档案库房根据贮藏档案的性质不同,可分为三种类型:综合档案库、专门档案库和资料库。
    1、综合档案库 综合档案库是综合存放除特殊载体档案之外各种类型档案的库房。它是档案库房的主体部分,在多数档案馆(室)中占有较大的比例。综合档案库大都由大小不等的多个库房组成,以便对各种门类的档案实行分库管理。通常,在分类排列的前提条件下,首先对不同历史时期的档案实行分库管理。然后,对同一历史时期的档案,可根据全宗群及其规模的大小分别配置库房,如果全宗群较大,一个库房容纳不下,可以多配置几个库房;反之,也可将几个小全宗群存放在同一个库房内。在一般的档案室中,由于受现实条件的限制,多数把诸多不同载体的档案,按其分类,统一存放在一个综合档案库内。
    2、专门档案库 专门档案库是为了适应不同载体和形式特征的档案管理的需要而设置的特殊库房。它以制成材料为特点而设立的声像档案库、按载体形式特征而设立的技术图纸库、会计档案库、实物等档案库,都属于专门档案库。与综合档案库相比,专门档案库除了被贮藏的档案具有某种特殊性外,在库房档案的装具上、设备上以及温湿度的控制等方面,都有一些特殊的要求。凡设立专门档案库的馆(室)必须处理好专门档案与普通档案的关系。由于普通档案常常是按照全宗的分类、保管期限排列管理,而专门档案往往是某个具体全宗的一部分,是从各个具体全宗内抽出来单独存放。因此,必须在有关的检索工具(包括档案存放示意图)中,真实注明,指出存放地点,以保持相互之间的联系。
    3、资料室 资料室是专门收藏与档案有关的各种出版物和内部编写的参考资料等。根据资料的数量及其特点,可以将所有资料储藏在一个资料室内,也可以分别建立几个资料室。分别建库时主要以历史时期或出版物类型为标准划分。
    为了有条不紊地管理库房,迅速存取档案,对库房应进行统一编号。编号有两种方法:一种是对所有的库房编一个总的顺序号;另一种是根据库房所在的位置及库房特征进行编号。如系楼房,就应自下而上地编层号;对每层房间,应从入口开始,从左向右编间号。
    档案橱架的排列,应符合下列要求。
    (1)排列一致,横竖成行。如有大小、式样不同的橱架则应适当分类,尽可能做到整齐一致。
    (2)橱架的排列应与门窗垂直,以避免阳光直射,也便于通风。
    (3)橱架排列,应合理布局,最大限度地利用库房面积和空间。但必须保证主通道净宽不小于1米,两行橱架之间距离不小于0.8米,橱架端部与墙之间走道净宽不小于0.6米,橱架背面与墙的间隔不小于0.08米。
    (4)应将所有档案橱架进行统一编号,以便于库房内档案的管理。编排的顺序是从前到后,从左到右,从上而下。
    二、档案的排列
    根据档案馆(室)贮藏档案的数量、门类、特点以及具体条件,档案的排列方式有分类(保管期限分开)排列法和登记号排列法两种。
    1、分类排列法
    分类排列是最常用的一种档案排列法,它完全按照档案实体分类控制的原理和方法,按全宗、类别、年度和保管期限的顺序排列档案。分类排列法的优点是,能使档案按照有机联系分门别类地存放起来,具体地从物理上显示出档案实体互相之间的内在联系性和逻辑性,便于档案工作人员按类索卷,直接从橱架上找到不同类别、不同保管期限的档案资料。
    2、登记号排列法
    登记号排列法又称固定排列法,就是档案实体分类与排列相分离的方法,根据档案进馆(室)的顺序登记排列案卷,并把案卷的登记号作为档案排列的顺序号。此方法简单,节省空间,免于倒架,方便档案的统计和清点。
    三、档案存放位置索引
    档案存放位置索引,是为了指明档案存放地点而专门编制的一种索引图表。其作用在于便于总揽库房档案分布全貌,同时指引管理人员按图所骥,方便使用。档案存放位置索引可以分为两种:
    一种是以全馆(室)所有档案为对象编制的,为指明具体的存放位置。其作用在于固定档案排列,反映全馆(室)档案贮藏的情况,便于管理和熟悉了解情况。
    一种是以档案库房为单位编制的,为指明其库房存放了什么档案。其作用在于指明每个库房保存的档案情况,以便存取。
    上述两种索引,按形式又可分为簿册式和卡片式两种。第二种索引还可以图表形式,把每个库房内档案存放的实际位置绘成示意图,悬挂于相应的库房入口处,便于档案的管理和调卷。
    四、档案库房管理
    档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式。因为档案绝大部分时间是存放在库房里,所以,档案保管工作的主要内容也大都在库房中进行。档案库房管理并非仅仅是指对库房空间场所的维护和管理,而是涉及"维护秩序"和"保护实体"两个基本方面。其基本工作内容及相应的技术方法大体有以下几个方面。
    1、进出库制度
    库房是保存档案的重要场所,因此必须对进出库房的人员严格要求。一般情况下,库房只允许档案工作人员进入,非档案工作人员原则上不允许进入库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库房时,则必须有档案工作人员陪同并始终相伴。档案工作人员进出库房也需有相应的限制性规定。如非工作时间一般不允许进入库房,在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动,更不允许在库房内吸烟。库房内无人时必须关灯、库房门锁好。
    2、房温湿度控制
    库房内的温湿度是直接影响档案"自然寿命"的环境因素,较为适宜的库房温度应在14℃~20℃之间;相对湿度应在50%~65%之间。为了掌握库房温湿度情况,应配置精确、可靠的温湿度测量仪器,随时测量并记录库房温湿度的具体指标状况。
    3、"八防"措施
    库房中常说的"八防",一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这"八防"囊括了对档案实体可能造成的所有自然的和人为的因素,是库房管理工作的重要内容。做好"八防"工作需要采取一系列防护性措施,并在工作中注意一切与此有关的问题:"防火"-- 在装具及照明灯具以及所有电器的选用上及其线路的安装等方面消除隐患,必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消防器材,在条件允许的情况下应安装防火(烟雾)报警器和自动灭火装置。"防水"-- 库房内及附近不能有水源,库房选址应远离易发洪水的地段。"防潮"-- 与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关,在库房湿度过大时应及时进行调整。"防霉"与"防虫"关系密切且与"防潮"有密切关系,在对档案进行定期检查时并放置防霉、防虫药品。"防光"-- 库房尽可能全封闭,若有窗户也应尽可能小,并配置防紫外线遮光窗帘,尽量遮蔽户外日光中的紫外线照射。"防尘"-- 对库房的装具、地面要定期进行清扫擦拭,保持清洁。"防盗"-- 库房门窗要坚固,进出库房时要随时锁门,尽可能安装防盗报警装置。
    五、档案定期安全检查
    对档案进行定期安全检查,是为了防患未然,未雨绸缪。其形式主要有全面检查或局部抽查两种。全面检查主要包括:档案数量是否相符,档案的收进、移出、借阅登记是否准确,库房日常管理执行情况等。局部抽查主要包括:档案有无损毁,有无出现纸张变黄、变脆、字迹褪色消失、生霉长虫等情况。检查完毕应进行登记,发现问题及时处理。
    六、建立全宗卷
    全宗卷是档案工作的一个重要管理工具和手段。它是在通过全宗管理过程中所形成的,是记载立档单位和全宗历史演变情况的真实凭证,并能说明全宗历史的专门案卷,故称之为"全宗卷"。
    全宗卷的主要内容有:立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。从性质上讲,它决不能与全宗内的案卷混同,更不能与之相提并论。它实质上是档案管理活动中所形成的"档案",是档案管理活动的原始记录。从某种意义上讲,它是全宗的"档案",又是档案的"档案",但不是全宗内的档案。因此,全宗卷在管理上应单独另行存放并实施统一管理。
    在建立和组织档案的全宗卷时需要注意以下几个方面:
    1、全宗卷的建立是一个由少到多、由简到繁、不断积累、逐步完善的过程。档案工作
    人员平时要注意加强全宗卷文件材料的记载、形成、收集和积累。
    2、宗卷的内容材料需要不断补充和丰富,所以,全宗卷具有一定的灵活性和不定型性,
    不能象一般案卷那样用卷皮装订,适宜不装订用硬卷盒或文件夹存放。全宗卷的文件材料应定期整理,并做好卷内文件的排列,编制简要的卷内目录,以方便查找。
    3、全宗卷随全宗的转移而转移。当一个完整的全宗由一个档案室向另一个档案室或档
    案馆移交时,有关全宗卷的文件可复制两套,正本随同档案移交进馆,副本保存在本档案室,以备工作查考。
    对上述档案库房的组织与管理所采取的措施和方法,我们应当尽可能的形成规范化的工作制度,使库房的组织与管理工作在规范化、制度化、程序化、科学化的轨道上向前发展。
    
    作者单位:济南铁路运输中级法院
    
二00四年五月        
    济南市天桥区南北丹凤街5号   
    邮编:250031          
 
        
        
      首都法学网       北京市高级人民法院       中美法律信息与图书馆论坛(CAFLL)
      国家图书馆       美国法律图书馆学会(AALL)       国家检察官学院
      中国社科院法学所图书馆       国际法律图书馆协会(IALL)       最高人民法院图书馆

主管单位:中国法学会  主办单位:中国法学法律网合作机制 技术支持:北大英华科技有限公司(北大法宝)
电话:010-82668266-152 传真:010-82668268  京ICP证010230-5
加入收藏 | 本站首页 | 联系我们
go