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 公安院校图书馆期刊的价值管理
            王燕石 点击量:2010
江苏警官学院图书馆
【摘要】
中小型图书馆期刊管理系统,目的在于实现公安院校图书馆期刊的价值管理。系统通过系统管理、组织管理、供方管理、书刊管理、采访管理、支付管理、现刊管理、统计管理和编目管理等九个模块得以实现。管理软件一体化是软件最大亮点。
【关键字】
期刊管理;价值管理;期刊管理软件;图书管理
    

    期刊是一种重要的信息资源。我国科研人员所需的信息70%来源于期刊,国家图书馆馆藏中接近一半是期刊;美国国会图书馆馆藏的75%是期刊春风。期刊资源是高校图书馆重要的组成部分,和图书共同承担着为教学科研服务的重任。公安院校图书馆要建成文化型图书馆、学习型图书馆、研究型图书馆,期刊管理水平亟待提高,期刊管理系统亟待完善。江苏警官学院图书馆自主研发了一套适用于中小型图书馆的期刊管理系统。这套系统建立在期刊管理的核心问题是期刊价值管理这一理念上。期刊的价值管理和期刊的知识管理密不可分,知识创造价值。期刊的价值管理包括知识的获取、知识的整理、知识的保存、知识的更新、知识的应用、知识的测评、知识的传递、知识的分享和知识的创新等内容。为实现期刊的价值管理,中小型图书馆期刊管理系统将期刊的管理通过9个模块来实现。

    一、系统管理模块

    系统管理模块是整个系统存在的基础,是根基,也是框架。各模块中通用和统一的内容,都在系统管理模块中统一规划、统一规范处理。系统管理模块主要解决六个问题。

    1.登录。每名工作人员有单独的账号和口令作为登录标识,可以添加和修改密码。

    2.编码结构和编码规则。编码结构包括分级编码、单值集编码、复合值集编码、值集结构编码和字段结构编码;编码规则指字段结构编码和序列号编码,在系统管理中制定规则。具体包括:前置符、段类型、段值、段长度、补位方式、补位字符、日期格式、流水依据段、流水起点等内容制定规则。

    3.目录树设置。以目录树形式陈述软件内容的上下级使用关系,使得系统干净、简洁、明了。

    4.枚举。枚举是很小的数据集,供选择使用,是最简单的值集。所有枚举集中在系统管理中,根据需要可以随时调整和增减。此系统主要枚举有:

    (1)期刊类型。期刊分为报纸、中文期刊、外文期刊和内部资料等。

    (2)期刊评价。将所有期刊设定为必订、可订和放弃。必订期刊是馆藏的重点刊物,无论经费多紧,必须订购;可订是指符合馆藏需要,但重要程度不高,在经费允许的情况下订购;放弃是指完全不符合本馆阅览和馆藏需要的刊物,坚决不订购。期刊评价在期刊管理的任何一个环节都可以进行。判定期刊等级(包括期刊价值评估和馆藏约定)方法有三。一是通过访问相关读者进行判定。这些读者有学院各学科带头人、来图书馆研究、阅读频率高的读者。二是期刊管理者自行阅读进行判定。期刊部工作人员尽可能多地了解和阅读各种期刊,有的期刊期与期之间、年与年之间内容会发生较大变化,必须及时准确地掌握动态,及时准确地对期刊进行客观评价。三是通过查阅主办单位编辑能力进行判定。主办单位的素质和档次直接决定期刊的质量。一般各省、直辖市的科学院及文联期刊质量有保证的主办单位,一些在专业方面有特色的单位主办的刊物也很优秀。

    (3)期刊价值评估。期刊的价值评估是对期刊的性质进行设定,由期刊的内容来评估。其目的是为了在类别选择的基础上,拓宽选择的宽容度(深度),提高期刊的可读性,用性质设定为读者提供台阶式的知识结构。经过慎重地分析和研究,我们把期刊分为四个价值类别,分别是学术研究、一般研究、知识新闻和生活休闲。针对不同的类别和不同的需要,在设定性质类别的基础上进行选择。四个类别的期刊缺一不可,必须防止发生过分学术或过分休闲的倾向,保证期刊的专业性、知识性、可读性和休闲性合理平衡,让期刊不仅仅满足读者的学习需求,还可以满足读者生活休闲等多方位的需求。

    (4)馆藏约定。从馆藏的角度来讲,所有期刊分为馆藏、非馆藏两大部分。馆藏约定和期刊评价的关系是这样的:馆藏期刊一定是必订刊物,必订刊物不一定是馆藏刊物的,比如一些生活休闲类的刊物图书馆必须订购,但并不一定需要馆藏。期刊评价、期刊价值评估与馆藏约定,形成了一个三维坐标,共同实现了管理软件一体化,是软件的亮点,对科学、优质订购期刊起到关键作用。

    (5)供方类别。有出版商和经销商之分。有的杂志社自己直销(多为内部刊物),大部分期刊由经销商代售,出版商和经销商都可以成为我们的供方。

    (6)采购类型。分集中采购和零星采购,和供方类型挂钩。通过经销商订购的属集中采购,杂志__社直销的属零星采购。

    (7)读者身份。所有读者按其所在单位的身份确认为教师、职工、研究生、本科生、专科生、进修生等,不同身份读者享有不同的服务待遇和权限。

    (8)馆藏地。列出校内所有期刊馆藏地供选择使用。如,江苏警官学院图书馆期刊馆藏地有:安德门校区期刊部阅览一室及阅览二室、龙潭校区期刊阅览室、浦口校区阅览室等。

    (9)载体类型。按照一般通用的载体类型划分为:普通印刷本、精装印刷本、古籍铅印本、古籍线装本、精装印刷本等。

    (10)获得方式。有批量采购、零星采购、赠送交换、其他。

    (11)书刊状态。有可借、非可借、阅览、业务用书、保留本、分馆藏书等状态,可根据书刊实际状态的变化实时变动。

    5.值集。值集是一个值的集合,一种数值的集合,该系统的主体就是各种数值的集合,所以值集是系统的根本内容。

    6.参数。包括参数名称、参数值和参数控制说明,其中参数值主要有勾选设置、枚举设置和开窗设置等。

    二、组织管理模块

    组织管理模块主要解决四个问题。

    1.建立组织基本档。这里的组织指的是使用软件单位的各个部门,分两部分管理。组织基本情况建档,包括组织ID、组织全称、组织简称、助记码、组织类别、通讯地址、银行账号等;组织联系人建档,包括联系人所属部门名称、联系人职务、姓名、联系电话、传真、E-mail、交互平台等内容。

    2.建立馆藏地基本档。包括馆藏地ID、馆藏地全称、馆藏地类型、馆藏地联系人等,其中馆藏地联系人所含内容与组织联系人所含内容相同。

    3.设立角色。角色是指进入该系统的工作人员是以何种角色身份进行操作的。

    4.设立权限。权限与角色相匹配,不同角色身份的工作人员工作权限不同。

    三、供方管理模块

    供方管理模块主要是建立供方基本档和对供方联系人的管理。

    1.建立供方基本档。公安类期刊因其性质的特殊性,很多属于内部资料,不公开发行,一般供应商较难收集,不便于批量订购,多为零星订购,因而造成有很多不同供方,这就需要建立详细、规范的供方档案,形成供方基本档,进行规范管理。供方基本档的主要内容包括:供方全称、供方简称、助记码、供方类别(是批量还是零星采购)、供方是否该刊物的主管单位、主办单位或出版单位(这也是判断刊物质量的一个依据)、供方通讯地址、供方开户银行、银行账号等。

    2.供方联系人建档。供方联系人的建档内容与前述其他类型联系人建档项目内容一致。

    四、书刊管理模块

    书刊管理模块是整个软件最核心的部分,因人力、物力所限,在图书相关内容未建立的情况下,期刊基本档是目前系统中最大、最核心的值集。

    1.期刊基本档。期刊基本档包含了一个图书馆目前以及曾经订购过的所有期刊的基本信息。任何一种期刊即使已经停止订阅,它的基本信息都保留在期刊基本档中,即只要订购过的期刊就一定留有完整记录,随时可以调阅。期刊基本档分为两个部分。

    (1)期刊基本信息。除包括主刊名、副刊名、曾用名、主办单位、书刊备注、语种等常规信息外,期刊基本信息还有三个具有特色且其他软件不具备的内容。一是期刊评价,除引用目前最为大众接受的标准,注明是否科学引文索引(SCI)、工程索引(EI)、核心期刊外,还有我们自己的期刊评价:必定、可订和放弃三个类型的标注。二是期刊价值类型评估:学术研究、一般研究、知识新闻和生活休闲四大类标注。三是馆藏约定:馆藏、非馆藏的标注。

    (2)期刊代码。包括期刊ID、索书号、原索书号、大类号、分类号、种次号、现刊资产号、过刊资产号、现刊排架号、国际标准书号(ISBN)、国际标准刊号(ISSN)、国内统一刊号(CN)、邮发代号、条码号等。

    2.期刊出版基本档。与出版项有关的期刊档案,内容包括:期刊年号ID、期刊ID、主管单位、主办单位、出版单位、出版频率、年卷数、单价、年金额、语种、载体类型、附件和附件价格等。

    3.资产基本档。分现刊资产基本档和过刊资产基本档两部分。现刊资产基本档包括现刊资产ID、期刊ID、主刊名、副刊名、年号、刊期、单价、金额、供应商和出版商等。过刊资产基本档是在现刊基本档基础上增加过刊资产ID、装订商、装订价格、金额合计(期刊金额与装订金额合计)、备注等。

    五、采访管理模块

    采访管理指书刊的采购工作,目前只涉及期刊采购。采访管理分为8 个小的管理模块顺序完成。

    1.建立健全必订目录。必订目录是指等级为“必订”的这部分期刊的目录,包括必订目录明细、期刊信息、馆藏地信息等内容,按年编码,每一年的必订目录集中起来形成必订汇总目录,直接决定我们的期刊订购工作。

    2. 征订目录。此目录大部分来自供方,按供方和年号排列,采购类别主要有批量订购、零星订购、赠送和交换等。

    3.新增目录。供应商提供的最新供应清单中,出现原有必订目录中没有的、新增加的期刊目录,需要整理查阅,及时给出期刊评价并作出是否订购的决策。

    4.采购方案。采购方案最主要的是选定供应商的问题。确定采购方案,选择供应商,首先要制定针对供应商的评估方案。供应商的供应能力作为基数,价格折扣和供应服务是两个系数,供应能力和价格折扣是有形的,服务是无形的。按照经济学的原理,在经济核算中,先计算有形的,后计算无形的,总分=能力基数*折扣系数+服务系数。根据这个评估方案,对每一家供应商进行评估和打分,最后综合分析,选出最佳供应商,完成采购方案。

    5.完成采购订单。采购订单中需包含以下项目:期刊ID、刊名、单价、出版频率、期数、年价、数量合计、金额、单价折扣率、折扣后单价、折扣后金额等。

    6.收货验收。有验收单,显示期刊验收细目,包括行号、期刊ID、邮发代号、刊名、刊期、数量、单价、验收、架号。验收情况采用勾选的方式操作,可单种验收也可批量验收。

    7.电子签收。由于期刊基本档非记录了期刊的所有信息,在期刊签收时有了更多的比对途径,使得期刊签收流程方便、快捷,期刊催缺程序也得到简化。签收时,可以逐本签收,也可以批量签收。批量签收采用电子送货清单倒入,倒入时遇有重复、未订刊等错误可及时跳出提示。

    六、支付管理模块

    支付管理严格遵循财务制度,分四个步骤完成。

    1.馆藏地预算。每个馆藏地有一个预算计划,包括期刊项目、去年采购种类、今年预算种类、种类增长率、去年采购金额、今年预算资金、金额增长率、说明等。

    2.预算明细。集中每个馆藏地的预算计划内容,每个馆藏地按年号顺序排列。

    3.发票记录。按馆藏地、年号、供方来管理发票。发票项目很完整:付款单位、金额、税率、税额、价格合计、开票日期、开票单位、地址、电话号码、开户行、账号、开票人,所有项目一应俱全,在财务上不能有任何漏洞。

    4.报销记录。报销记录、报销明细的内容和发票记录、发票明细应该完全一致。

    七、现刊管理模块

    现刊管理有三个步骤。

    1.现刊排架。首先给排架号,可以自动给,也可以根据需要手动给。如,公安类刊物有很多期刊可能就需要手动给号。给完架号形成一个现刊排架清单,显示馆藏地(阅览室)、现刊排架号、分类号、刊名和期刊编码等内容。

    2.现刊上架。核实签收表单进行现刊上架,表单显示所在馆藏地(阅览室)、日期和所上期刊基本信息等。

    3.现刊下架。根据各馆具体规定的时间和方法,对上一年度(或更久)的过期期刊进行下架,期刊下架表单显示内容同期刊上架表单,只是表单名称为下架期刊。

    八、装订管理模块

    装订管理流程有装订配置,装订出库,装订入库三步。

    1.装订配置。期刊装订前,根据每种期刊的具体情况设定装订的规格要求。所有需要装订的期刊形成一张总的装订清单,内容包括装订期刊名、装订期刊编码、装订册数、资产号(装订完编目时给资产号回填至此、),附带一个子表,内容包括现刊刊名(虽与装订期刊名相同,但体现子表的完整性和整个表单的严谨性,此刊名不省略)、现刊期刊编码、期数、资产号(现刊一般没有资产号,此资产号就是编目回填的资产号)。

    2.装订出库。期刊送装前制作一张本次装订的装订清单,内容包括馆藏地(原现刊馆藏地)、供方(装订加工单位)、交付时间(送装时间)、联系人(装订单位联系人)。

    3.装订入库。制作入库表单,标明原送装出库表单编码(需对应,起验收作用)、入库馆藏地和入库时间。

    九、编目管理模块

    著期刊分类工作中,大的分类与《中图法》保持一致,至于具体细节,各图书馆都可以根据自己的馆藏特点和具体情况制定使用细则,各馆只要前后保持一致即可。装订完成的过刊进行编目著录,除参照图书的著录内容外,还有期刊ID、索书号、ISBN、ISSN、CN、邮发代号、原索书号、大类号、分类号、种次号、主刊名、副刊名、主管单位、主办单位、价值类型、是否科学引文索引(SCI)(采用勾选方式)、是否工程索引(勾选)、是否核心期刊(勾选),书刊备注、语种(国际、国内多种语言供勾选)等。

    1.在重要的类别要规范设定,分类较细。根据公安院校的培养目标、专业设置、学科特色,我们设定的重要类别有:C 类社会科学总论、D 类政治法律、F 类经济、以及G 类科学、文化、教育、体育,这几个类分类相对要细;而A 类马克思列宁主义毛泽东思想、邓小平理论、B 类哲学、K 类历史、地理、O 类数理和地球科学、Z 类综合性图书等略次,分类也可以略粗。

    2.在非重点的类别,期刊品种较少,相对分类较粗。如,E 类军事、H 类语言、文字、I 类文学、J 类艺术、N 类自然科学总论、R 类医学、S 类农业科学、T 类工业科学,这几个类别多属于知识、生活类,并非收藏的重点。

    3.在添加复本的时候,需著录索书号、财产号、馆藏地、载体类型(枚举选择普通印刷本/精装印刷本/古籍铅印本/古籍线装本等)、获得方式(枚举选择批量采购/零星采购/赠送交换/其他)、书刊状态(枚举选择可借/阅览/业务用书/保留本/分馆藏书等)、年代卷期、定价和备注等。

    江苏警院图书馆自行研发的期刊管理系统有三大亮点:一是管理软件一体化,其包含了采订的复杂工作、账目管理、外围前期工作的内容;二是突出书刊的价值管理;三是值集规范化使开发管理更简单。其还有一大长处就是在期刊工作的任何一个环节可以随时对期刊进行评价。经过采购阶段参考供方介绍作出预评价,签到过程中对每期期刊客观评价,期刊下架时对每种期刊再进行总体分析评价,经过这样多次评价,下架后的过刊都可以有一个比较全面的价值分析和评价,对提高馆藏水平有很大帮助,这一点是其他管理系统所不具备的。由于经费、时间等原因,编程工作尚未完成,但系统设计具备完成编程的条件,技术上的每一个环节都经过仔细论证,编程全都可以实现。

        
        
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